Ceremoniarz w historii i we współczesnych dokumentach Kościoła

W ramach przygotowania bliższego ceremoniarz musi najpierw ustalić skład zespołu liturgicznego oraz podzielić funkcje. A jest to zadanie niełatwe, ze względu na problem Kryterium podziału posług w zgromadzeniu liturgicznym. Z jednej strony - każdy wierny ma pełne prawo, a nawet obowiązek, uczestnictwa w czynnościach liturgicznych spełniając jedną z pozasakramentalnych posług w zgromadzeniu. Z drugiej - np. "podczas niedzielnych Mszy sprawowanych w parafii - jako >wspólnocie eucharystycznej< - spotykają się różne ruchy, stowarzyszenia, a także małe wspólnoty zakonne istniejące na jej terenie. Mogą wówczas doświadczyć tego, co stanowi o ich głębokiej wspólnocie, niezależnie od właściwej im duchowości, którą mają prawo odróżniać się od innych". To doświadczenie jedności mimo różnorodności ukaże się wyraźnie w zgodnym współdziałaniu przedstawicieli tych wspólnot, z których każdy będzie pełnił jakąś posługę w liturgii. Poza tym, ponieważ liturgia jest "źródłem i szczytem" życia chrześcijańskiego, winno być wyraźne odniesienie między funkcją spełnianą w liturgii, a tym, co człowiek robi w codzienności, a co jest wypadkową jego wykształcenia, pracy zawodowej, przymiotów, przyjęcia sakramentu itp..

Kiedy już funkcje są podzielone, należy przeprowadzić próbę zespołu, w terminie odpowiadającym jego członkom. Należy na niej wyjaśnić wszystkie wątpliwe kwestie. Ceremoniarz "dopilnuje, aby ministranci dobrze przećwiczyli poszczególne funkcje, które mają spełniać, aby każdy wiedział, co do niego należy i umiał to poprawnie wykonać", aby każdy czynił "tylko to i wszystko to, co należy do niego". Powinien zwrócić uwagę na zgodność między gestem, słowem i sprawowaną czynnością, a w ujęciu negatywnym - wyeliminować zachowania, które rozpraszają, wprowadzają zdenerwowanie, niepokój zgromadzenia.

Od strony przygotowania czynności i osób ceremoniarz współpracuje z przewodniczącym zgromadzenia liturgicznego i innymi posługującymi. Potrzeba jeszcze przygotowania miejsca celebracji i przedmiotów, które będą w niej potrzebne: ksiąg liturgicznych, paramentów, naczyń itd. Odpowiada za to zakrystianin, który tym samym, podlegając ceremoniarzowi, wraz z nim przygotowuje celebracje. W trosce o piękno liturgii zwraca on szczególną uwagę na "piękno i czystość szat liturgicznych, obrusów, wazonów itp." Również każdy ministrant sam przygotowuje wszystko, co mu jest potrzebne do służby. Ceremoniarz powinien jednak skontrolować całość, sprawdzić czy wszystko jest należycie przygotowane.

Drugim głównym zadaniem ceremoniarza jest POKIEROWANIE CELEBRACJĄ, tak by sprawowana była poprawnie i pięknie. Im lepiej przygotowana liturgia, gdy każdy wie, co do niego należy, co i w którym momencie ma czynić, tym mniej pracy ma ceremoniarz w czasie liturgii. Jedno z możliwych określeń ceremoniarza brzmi: "człowiek, który w celebracji liturgicznej jest odpowiedzialny za sposób spełniania funkcji przez wszystkich członków zespołu liturgicznego, ale sam tych funkcji nie wykonuje".

Czuwając nad poprawnym, spokojnym i nienerwowym przebiegiem całości ceremonii wykonywanych przez zespół liturgiczny, "w stosownej chwili […] koordynuje czynności asysty, ministrantów, kantorów, celebransa i ewentualnie koncelebransów, o ile są obecni", "uwzględniając czynny udział wiernych i troszcząc się o estetyczną stronę całości". Wszystkie jego polecenia mają być podane "zwięźle i tylko wtedy, gdy są konieczne". Decyzję, jak postąpić w każdym przypadku (szczególnie w sytuacji rodzącej jakąś wątpliwość), z racji pełnionej przez siebie funkcji, podejmuje ceremoniarz, nie ulegając naciskom ze strony uczestników zgromadzenia, czy to przewodniczącego, czy innego posługującego, czy też wiernego nie spełniającego specjalnej funkcji liturgicznej.

Jeśli nie ma specjalnie wyznaczonych do tego posługujących, do niego należą pomocnicze czynności, jak np. "obsługiwanie mikrofonu (włączanie, przestawianie, przenoszenie, regulowanie itp.)" czy podanie przewodniczącemu liturgii dodatkowych modlitw i tekstów nie zawartych w mszale (komentarzy, wstępu i zakończenia modlitwy powszechnej, ogłoszeń itp.). To on formuje procesję na początku i na końcu celebracji; może też "wydać komendę lub zrobić jakiś znak na rozpoczęcie procesji". Szczególnym polem działania ceremoniarza i zarazem sprawdzianem jego umiejętności są jego interwencje "w sytuacjach nietypowych, gdy coś zakłóca normalny przebieg liturgii (np. brak klucza do tabernakulum, potrzeba dodatkowego przyniesienia wina, hostii, puryfikaterza itp.)".